Sin un SGA resultará imposible “asegurar” la trazabilidad en general. Podremos intentarlo pero “asegurar” la trazabilidad sin el apoyo de un software es tarea imposible. Más tarde o más temprano sin SGA la trazabilidad se pierde en alguno o algunos eslabones de la cadena.

La integración de nuestros proveedores en nuestra cadena de suministro es importante para asegurar la trazabilidad desde sus instalaciones. En este artículo te explicaremos las diferentes posibilidades.

Cómo garantizar la trazabilidad del lote

Supongamos que estamos en un almacén regulador. Tenemos una entrada que, por ejemplo, parte del flujo de salida de nuestra propia producción además de otras entradas que provienen de distintos proveedores. En este almacén distribuiremos a grandes clientes tanto el producto terminado de producción como otras referencias fraccionadas de las que haremos picking. ¿Cómo podemos garantizar la trazabilidad de cada lote?

Una de las formas de garantizar la trazabilidad del lote sería asignar números de serie únicos y diferentes para cada referencia fabricada o recibida. Cada número de serie queda relacionado con un número de Lote de fabricación. El SGA en el momento admite el lote de fabricación vinculará el número de lote a todos y cada uno de los números de serie de cada pieza o producto fabricado. Será producción la que informe directamente al SGA de esta relación o en otros casos podemos capturarla directamente con nuestros terminales en el proceso de admisión del almacén. Esta segunda opción implica más lentitud, más coste de personal y en definitiva mayor gestión en el almacén, pero es muy útil en algunos casos como cuando producción no define qué números de serie ha asignado a cada unidad de carga, por ejemplo a cada palé de X unidades. En este caso una captura de cada número de serie en grupos de X se asignarán a una matrícula generada por el almacén para su posterior ubicación. Así cada número de serie queda localizado en el palé y cada palé en la ubicación correspondiente en el siguiente paso.

trazabilidad dentro del almacenEl uso de matrículas en el proceso de admisión también nos sirve en los casos en que no trabajemos con números de serie. No importa si etiquetamos nosotros cada unidad de carga en el proceso de admisión o si vienen ya numeradas (por ejemplo en el caso de contenedores numerados).  El SGA relaciona cada número de contenedor o matrícula con el número de lote de fabricación. De manera que cada referencia contenida en dichos contenedores matriculados para el SGA pertenecen siempre al lote asignado hasta que dicho contenedor se expida o se vacíe (circunstancia que también controla el SGA). Además el SGA puede asignar un único lote a determinado conjunto de contenedores matriculados, de manera que se facilite la localización del conjunto informando al SGA solo uno de los datos anteriormente conocidos: lote de fabricación, lote de admisión, número de contenedor o referencia.

Si en nuestro almacén regulador entra mercancía proveniente de proveedor externo, también podemos matricular por ejemplo cada palé mono referencia. Cada matrícula contendrá un número determinado de unidades de cada referencia que a su vez formarán parte de un lote. Como recomendación para palés multireferencia recomendamos que en dicho palé no cohabiten dos referencias iguales de lotes diferentes.

En el caso en los que el proveedor ya nos remite su propio número de lote, también podemos matricular sus unidades de carga, de manera que en el SGA quedará relacionado su número de lote con el nuestro. Informando de cualquiera de los dos podremos averiguar el contrario.

Por ejemplo; en un almacén de secuenciación que trabaja para una cadena de montaje de automoción los números de lote de Proveedor vienen dados y sin embargo se matriculan en la admisión del almacén regulador. De esta manera quedan relacionados los números de lote del proveedor con las matrículas del almacén. El SGA Es capaz de asignar un número de matrícula único a cada contenedor de piezas para secuenciar de forma que aunque el lote de proveedores sea distinto en cada contenedor, o se reciban grupos de Lotes distintos desordenados, la entrada se realiza con prontitud y agilidad ya que al etiquetar primero y capturar después todos los datos capturados quedan relacionados en la admisión de la mercancía y almacenados en el SGA que además ubicará (y posteriormente servirá) primero las matrículas pertenecientes al Lote de fecha anterior para garantizar el FIFO.

El código de ubicación

A la hora de ubicar, en cualquiera de los casos anteriores, el código de ubicación se convierte en un dato más que se añade vinculado al resto de los datos ya recogidos. Informando al SGA de tan solo uno de ellos podemos rescatar el resto de información incluida su ubicación.

Para asegurar la trazabilidad en el picking deberemos poner más atención. Si servimos palés completos, contenedores completos o matrículas completas la trazabilidad queda garantizada por la base de datos del SGA, pero si rompemos la unidad de carga y hacemos picking de unidades o fracciones, la trazabilidad puede verse comprometida al término de un Lote y comienzo del siguiente.

Una solución posible es ubicar en sitios diferentes de picking lotes diferentes, es decir no permitir que en la zona de picking se reponga una ubicación del lote X con el lote Y. Podemos definir dos ubicaciones una para el lote X y otra para el lote Y. En el caso de que dentro del mismo picking, las unidades solicitadas superen las de la ubicación de menos existencias el operario no tendrá más remedio que acudir a la siguiente ubicación para completar su pedido. El SGA puede colocar estas líneas de picking de distintos Lotes en órdenes no consecutivos para evitar que el operario mezcle en su carro de pedidos ambos lotes.

También podemos sacrificar el recorrido óptimo en favor del mantenimiento de la trazabilidad del Lote si el cliente así lo requiere. Es decir podemos obligar al operario a hacer un viaje de más a la ubicación del Lote Y, una vez acabado su recorrido, aunque la referencia sea la misma que para el Lote X.

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Si no disponemos de espacio para duplicar ubicaciones aunque sólo sea temporalmente otra posible solución es simplemente no permitir reponer la ubicación de picking con lotes diferentes
. El SGA puede obligar a agotar las existencias de la ubicación de picking de una determinada referencia sólo cuando el palé con el que debemos reponer pertenece a un Lote diferente. Sólo cuando el nivel de existencias de la ubicación sea cero tramitará la orden de reposición de dicha ubicación. El operario que hace el picking no tendrá más remedio que continuar con su picking en recorrido hasta terminarlo y luego volver a por las referencias que le falten, una vez la ubicación sea repuesta.

El operario debe tener instrucciones de separar en bultos distintos las referencias implicadas en ese proceso. Así no se perderá la trazabilidad en el cliente porque le llegarán ambos lotes identificados por separado. Identificaremos cada bulto con albaranes parciales de manera que en cada albarán parcial se indique lo que contiene ese bulto y el lote al que pertenecen las referencias contenidas en él.

En el picking por oleadas ocurre lo mismo sólo que además de separar Lotes en el picking debemos mantener dicha separación en la consolidación. El SGA puede forzar que el operario coloque en ubicaciones diferentes de consolidación, Lotes diferentes de la misma referencia.

El SGA puede obligar al operario a chequear el número de Lote “entrante” antes de chequear la primera referencia de un Lote nuevo, para verificar que efectivamente lo es. Si el Lote proveedor no está a la vista, puede admitir chequear nuestra matrícula de ubicación de consolidación. La finalidad es doble, se asegura la trazabilidad en el SGA con un check y se avisa al operario para que tenga en cuenta hacer bultos diferentes de Lotes diferentes.

Por ejemplo: en un almacén de secuenciación, nunca se repone un contenedor al secuenciador hasta que no se ha terminado completamente el anterior, algunas referencias (las últimas del contenedor saliente) pueden descansar en un pulmón mientras se realiza el cambio, y al reponer, el operario chequea dicho contenedor (matrícula) antes de abrirlo e iniciar la secuenciación de manera que el sistema queda informado de exactamente en qué secuencia empieza a introducirse un lote u otro.

Si contamos con la colaboración e integración del proveedor (interno o externo) en la gestión de nuestra cadena de suministro, todo esto se agiliza y facilita muchísimo dado que es el proveedor en el que en su pre albarán nos indicará los lotes que vienen en su carga, y nos dirá cómo vienen distribuidos en sus palés matriculados de esta manera con una simple supervisión visual del operario de admisiones podemos hacer la recepción de sus unidades de carga

En los casos en que nuestra entrada provenga del flujo de salida de producción se facilita mucho la labor cuando es producción la que asigna números de matrícula o contenedor a sus lotes de fabricación, el almacén puede usar esos mismos lotes que ya vienen relacionados con el número de contenedores implicados, al ubicarlos. Simplemente añade la información de la ubicación a cada matrícula/contenedor y al expedir exactamente lo mismo. Aunque envíe dos lotes diferentes el SGA informa al cliente de qué números de contenedor pertenecen a un lote y qué números de contenedor pertenecen a otro lote diferente por lo que la trazabilidad queda completamente garantizada.

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