La importancia de la gestión de almacenes

La minimización del inventario es un ejercicio fundamental para mejorar la rentabilidad de una empresa. Debe ser un ejercicio tomado con seriedad y reflexión. Hay que encontrar el equilibrio adecuado entre dos tendencias opuestas.

La primera, la de reducir el stock, con la evidente reducción de costes relativos al almacén (alquiler, energía, seguridad, etc.), al producto (obsolescencia, rotura, etc.), como a las operaciones que se realizan en el mismo (mano de obra, herramientas, etc.).

La segunda tendencia, es la de aumentarlo para asegurar el servicio al cliente (para poder reparar una maquinaria al disponer del repuesto adecuado inmediatamente) o la producción de nuestro producto, o simplemente para realizar una venta directa online.

Si después de este análisis concluimos que es necesario mantener una determinada cantidad de stock en el almacén, entonces debemos diseñar nuestros procesos para que la rotación de los materiales sea lo más alta posible y así el almacén sea lo más pequeño posible (menos referencias y menos cantidad), que permiten reducir el stock físico.

Una buena gestión de los almacenes mejora por tanto la eficiencia, productividad, servicio al cliente y reduce los costes operativos.

Los procesos en gestión de los almacenes

Los procesos de gestión de almacenes son aquellos que describen las tareas relacionadas con los movimientos de los materiales desde su entrada hasta su salida del almacén, incluyendo todos los movimientos internos.

De un modo general incluyen:

  • Recepción e inspección de mercancías: se debe comprobar y registrar la entrada de las mercancías y su estado.
  • Desconsolidación y almacenamiento: en caso de que sea necesario se separan los paquetes recibidos y se coloca la mercancía entrante en su ubicación correcta dentro del almacén.
  • Preparación de pedidos (Picking): se recoge la mercancía del almacén para preparar su salida en función de los pedidos recibidos o las órdenes de producción.
  • Empaquetado y etiquetado (Packing y labeling): se consolidan los materiales de un pedido y se agrupan para proceder a su etiquetado. La etiqueta debe disponer de toda la información necesaria para una correcta identificación y transporte.
  • Envío: una vez todo está preparado se procede a la entrega del material al transportista con la documentación requerida para su distribución.
  • Una serie de procesos internos como puede ser la reubicación de los materiales en el propio almacén o la realización de inventarios.

 

Los sistemas de gestión de almacenes

Para mejorar la eficiencia de las todas estos procesos existen los sistemas de gestión de almacenes (SGA) o en inglés, Warehouse Management Systems (WMS). Son aplicaciones informáticas para la gestión, tanto de almacenes, como de centros de distribución.

Los SGA son claves para garantizar una rotación de stock elevada. Una alta velocidad requiere de una precisión absoluta del sistema de información. Cualquier inexactitud tanto en los datos (número de la referencia, descripción, peso, etc.) como en las transacciones (el stock actual, las entradas y las salidas) conllevaría cierta improductividad. Ahí es donde un buen SGA es una ayuda inestimable.

Además, permiten la implementación de muchas mejoras. Algunos ejemplos son:

  • Durante el almacenamiento, indicar al operario el lugar óptimo dentro del almacén donde colocar una mercancía y registrar en tiempo real cuando ha sido posicionado.
  • Disminuir del tiempo de desplazamiento durante el picking al proveer la secuencia óptima.
  • Flexibilizar el proceso de picking incluyendo picking por lotes o por áreas.
  • Mejorar el proceso de empaquetado recopilando información automáticamente como el peso.
  • Mejorar la eficiencia por la utilización de dispositivos de adquisición de datos: lectores de códigos de barras, reconocimiento de voz, etc.
  • Facilitar la localización de materiales
  • Permitir la implementación de procesos como el cross docking o drop shipping.
  • Permitir la robotización y automatización de almacenes: convoyes automáticos, carruseles, etc

Los ERP y los sistemas de gestión de almacenes

Los ERP disponen habitualmente de módulos de almacenes standard, pero algunos incluyen sistemas más avanzados como el SGA (como adición suplementaria o con el sistema de un partner recomendado), que nos ofrecerán todas las ventajas explicadas anteriormente.

Pero como los ERP automatizan e integran la información de todas las áreas de negocio de una empresa, ofrecen una serie de ventajas en relación a la gestión de almacenes adicionales, como son:

  • Integración con de la cadena de suministro. En el caso del comercio electrónico, permite al cliente ver en tiempo real si hay stock y donde.
  • Integración financiera. Los valores de cuentas contables son actualizados en el momento. Los procesos de ajustes de
  • inventario son mucho más sencillos.
  • Optimización de la gestión de materiales. Los ERP conocen el estado del libro de pedidos y de las listas de materiales por lo que pueden conocer necesidades futuras que los SGA desconocen. Además, disponen de la información de proveedores que permiten estimar los tiempos de entrega y elaborar MRPs para automatizar la renovación del stock.

Como valorar la gestión de almacenes que ofrece un ERP

A la hora de valorar la gestión de almacenes que ofrece un ERP es necesario entrar más en profundidad. A continuación, unas ideas de qué preguntar y evaluar sobre un ERP en la parte relacionada con la gestión de almacenes.

Funcionalidad.
La manera más sencilla de preguntar sobre la funcionalidad de un sistema es pensar en la situación actual y en los mayores problemas que tenemos. Es aconsejable siempre tener tres ángulos en mente: el operativo (permite hacer lo que necesito), el financiero (impacto en el coste) y de sistemas (robustez y soporte de la aplicación).

  • Datos maestros. ¿Se puede almacenar todos los datos relevantes para mi negocio? ¿Cómo se modelan los almacenes? ¿Es posible representar en la aplicación mi almacén físico: zonas, pasillos, racks, bins, etc.? ¿ Hay todos los campos existentes en los materiales que necesito? Algunos siempre estarán (descripción, dimensiones, pesos), pero otros puede que no (peligrosidad, referencias externas, garantía)
  • Flujo de información y de procesos. ¿Me permite consolidar y dividir pedido? ¿Cómo distribuye las órdenes entre el personal?
  • Formatos. ¿Cómo se diseñan e imprimen las etiquetas, las notas de entrega, etc.?
  • Interfaces de usuario. ¿Qué dispositivos de entrada permite? ¿Y de salida?¿Proporciona una página web con la información
  • Informes. ¿Qué tipo de informes proporciona?

Flexibilidad.
Para preguntar sobre la flexibilidad se debe pensar en las necesidades de futuro: potenciales clientes y planes de crecimiento. También es importante entender que la flexibilidad suele traer complejidad.

¿Nos permite el ERP flexibilizar nuestros procesos y herramientas en el futuro? ¿Es un sistema escalable?

Integración y comunicaciones
La comunicación electrónica con los proveedores y distribuidores es indispensable. ¿Qué tipo de posibilidades ofrece el ERP?

En el caso de que dispongamos ya de un SGA debemos haber evaluado si deseamos mantenerlo. Puede ser la mejor opción en el caso de que hayamos realizado una inversión reciente o nos resuelva necesidades muy específicas a nuestro negocio. Si es así, ¿qué tipo de integración ofrece el SGA con el ERP? ¿Es una integración en tiempo real o en diferido? ¿Qué robustez ofrecen los interfaces? ¿Cómo se monitorizan los interfaces?

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