Los Gerentes de Logística y de Supply Chain a menudo deben dar explicaciones por los inventarios que acumulan en sus Centros de Distribución. E inevitablemente se les pide que aumenten los niveles de servicio a los clientes, a la vez que reduzcan sus costos de inventarios. ¿Cómo se hace esto? Vamos por parte.
Es sabido que el volumen influye directamente en los costos de los inventarios. Sin embargo, es menos sabido que la variabilidad también es un factor que influye directamente. En la charla se mostraron ejemplos decidores, como el caso de tres productos con similar demanda media, pero requeridos con distinta frecuencia: el que tenía baja variabilidad tenía un stock medio de 265 unidades, el de variabilidad media 1.236 unidades y el de alta variabilidad 2.489. ¡Casi una relación de 1 a 10 entre el de menor y el de mayor variabilidad!

Relación volumen/variabilidad

Una herramienta gráfica y analítica para gestionar los inventarios es el Escartergrama (Figura 1), que he descrito en el libro “Supply Chain Management: Gestión de la Cadena de Suministro” (RIL Editores, 2012). El Escatergrama relaciona el volumen con la variabilidad de cada uno de los ítems o SKU. Cada punto en el gráfico es un ítem distinto, pudiendo distinguirse cuatro cuadrantes: alto volumen y baja variabilidad (los que llamo “productos básicos”), alto volumen y alta variabilidad (“productos de alto riesgo”), bajo volumen y baja variabilidad (“productos complementarios”) y bajo volumen y alta variabilidad (“productos intermitentes”).
En la charla mostré cómo podemos utilizar Escatergramas para analizar el comportamiento de los productos en términos de unidades, de ventas y de margen. Tres vistas distintas pero complementarias para analizar situaciones complejas, con miles de ítems, decenas de proveedores y cientos de clientes.
La mayor parte de las ventas y del margen se concentra en los productos básicos. Por el contrario, la menor parte de las ventas y del margen está en los productos intermitentes, pero en ellos se concentran gran parte de los costos logísticos.

He podido constatar en cientos de empresas que los quiebres de stocks ocurren, precisamente, en los productos básicos, que son los más demandados y cuya carencia afecta más al negocio y a los clientes. Por eso, es importante entender cuál es el nivel de servicio adecuado para cada tipo de productos. Existe una relación entre nivel de servicio y costos del inventario. Cuando los niveles de servicio son relativamente bajos, los costos aumentan linealmente. A partir de cierto punto, los costos aumentan exponencialmente, siendo prácticamente imposible que todos los productos exhiban niveles de servicio cercanos al 100%. Por ello, es importante aplicar una lógica de servicio diferenciado, que consiste en asignar los niveles de servicio más bajos a los productos de baja rotación (intermitentes y de alto riesgo) y los mayores niveles de servicio a los de alta rotación (básicos y complementarios). De esta forma, aseguramos que aquellos productos que los clientes demandan en mayor cantidad y frecuencia, reciban la atención que merecen.

Inventarios de seguridad

Un aspecto fundamental es el cálculo de los inventarios de seguridad. Estos deben tomar en cuenta la variabilidad, tanto del lado de la demanda como de la oferta. Para ello utilizo el cálculo de la desviación estándar conjunta, que es función del lead time del proveedor, de la desviación estándar de ese lead time, de la demanda y de la desviación estándar de la demanda. Gracias a ello, se calcula el inventario de seguridad adecuado para cada SKU, evitando las soluciones generales y las fórmulas tradicionales basadas en EOQ (Lote Económico de Compras). He desarrollado una herramienta de software que permite programar y controlar los stocks de seguridad en forma sencilla, con aplicaciones exitosas en distintos puntos de la cadena, desde la etapa de producción hasta la de distribución.
Cabe señalar que este enfoque ha sido testeado también a nivel académico, mediante tesis de grado que han comparado la eficacia de distintos modelos de gestión de inventarios, resultando éste con mayores ventajas.
Para muchos Gerentes de Logística y de Supply Chain este es un tema complejo y para algunos parece ser insoluble. Sin embargo, he demostrado en la charla que, alejándose de los viejos paradigmas, la solución existe, tomando en cuenta la incertidumbre tanto del lado de la oferta como de la demanda. Es hora de resolver los problemas de hoy con las herramientas de hoy.

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