El exceso de inventario ocupa espacio valioso, es caro de mantener y puede dañarse o transformarse en obsoleto, mientras que el caso contrario (un inventario insuficiente) puede provocar pérdida de ventas y clientes infelices. En este aspecto, muchas compañías tienen dos desafíos: un exceso de stock de los productos equivocados y un inventario insuficiente de los ítems correctos. Saber dónde comenzar a optimizar el inventario no es fácil. Por esto, mantener tales mejoras a veces parece imposible. Aquí hay 10 pasos que puede tomar para empezar.

Paso 1:

Asegúrese que su información de inventario esté correcta. ¿Qué tan reciente es el último inventario físico completo? Tras realizar una reconciliación entre el stock físico y el que aparece en el sistema, varias empresas encontraron que millones de dólares de capital de trabajo eran una ficción.

Paso 2:

Encuentre los “agujeros negros” del inventario. Asegúrese que todas las locaciones de inventario están incluidas en su contabilidad. Por ejemplo, quizás se utilizó una bodega o locación de almacenamiento adicional, pero aún no reconocida por su sistema computacional, y, con demasiada frecuencia, se olvida incluirla en el conteo. El uso de bodegas distribuidas en varias partes del país (o del mundo) y de consignaciones sin procedimientos cuidadosamente supervisados, aumenta la posibilidad de que esto suceda.

Paso 3:

Identifique y elimine el inventario “sin ningún valor”, que es aquél que no tiene una demanda identificada. El stock cae en esta categoría por un sinnúmero de razones: antigüedad, obsolescencia, etc.

Paso 4:

Identifique y haga planes para el inventario “casi sin ningún valor”. Adicionalmente al inventario “sin ningún valor”, existe una gran cantidad de material para el cual puede existir alguna demanda, pero no la suficiente para disminuir su stock de manera regular. Para evitar la resistencia natural a desechar este material, desarrolle un mercado para este tipo de productos, lo que es la vía más deseable para eliminarlos.

Paso 5:

Considere hacer un rebalance razonable de las regiones geográficas que pueden analizarse de manera separada. Trasladar el inventario entre bodegas con exceso de stock y aquéllas con déficit de stock está lejos de mejorar los ciclos de inventario. Regresar material enviado originalmente al Norte del país a Asia, probablemente no es factible a largo plazo, pero las bodegas en el Sur son una alternativa válida al momento de hacer la evaluación de los pros y contras del rebalance del inventario.

Paso 6:

Dentro de una región rebalanceada, determine los SKU con movimientos más rápidos en pesos y en “suministro en días”. Considerando que el capital de trabajo dicta el resultado final, reduciendo altos niveles de un ítem de bajo valor no será tan beneficioso como reduciendo los niveles más moderados de un ítem de alto valor. Por lo tanto, determinar el valor en pesos de cada SKU es un primer paso necesario. Simultáneamente, calcule el “suministro en días” dentro de cada región rebalanceada basándose en el pronóstico promedio para los próximos tres meses.

Para el principal 20% de sus SKU por valor en pesos, fabrique una tabla con las columnas “SKU”, “valor total en pesos”, “cantidad” y “suministro en días”. Si no hay demanda para los próximos tres meses, asegúrese de colocar un número grande (por ejemplo, 999) en vez de cero en “suministro en días”. Ordene la tabla en orden descendiente por “suministro en días”. Si el “suministro en días” para todos estos ítems es más alto que, digamos, el doble de su ciclo de producción, más el plazo de entrega a la bodega más distante en la Región,

Paso 7:

Evalúe los “suministro en días” por bodega individual. Con su lista restante, mire ahora el inventario en cada bodega individual. Otra vez, recalcule pesos y el suministro en días basados sólo en demanda para ese SKU en esa bodega. ¿Hay demasiado stock en una bodega y demasiado poco en otra? Si es así, considere los costos de relocalizar el inventario versus los de producir más material para la bodega con déficit de stock. Si los costos son adecuados, haga un rebalance de los stocks (al menos en su modelo de trabajo) antes de continuar.

Paso 8:

No haga más daño. La forma más fácil de reducir el exceso de inventario es parar la acumulación. Deje que Ventas disminuya el inventario y verifique su lista rebalanceada con su programa de producción para asegurarse que no está fabricando, o planificando fabricar, más material que ya está sobrestockeado.

Paso 9:

Evalúe formas alternativas de vender el inventario, especialmente si ha rebalanceado el inventario dentro de sus bodegas y todavía encuentra excesos de stock que no pueden reducirse a niveles razonables en un período aceptable de tiempo. Para esos SKU, considere otras formas de mover el material. Por supuesto, todas las posibilidades de este tipo deben medirse según su relación costo-beneficio, incluyendo el mensaje que enviará al mercado.

Paso 10:

Haga el sacrificio definitivo. Tras analizar las posibilidades anteriores, si todavía cuenta con algunos inventarios de manera “excesivamente vasta”, debería considerar pasarlos a pérdida.

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